Depuis quelques années, le monde est en plein essor numérique. Dans ce contexte, la dématérialisation est devenue indispensable pour les entreprises et les administrations. Découvrez ici comment réussir le projet de dématérialisation de votre entreprise.
Utiliser des outils importants de dématérialisation
Pour réussir le projet de dématérialisation, vous devez investir dans des solutions informatiques qui ne vous feront pas regretter le format papier. Parmi les solutions les plus utilisées, on peut mettre l’accent sur le système d’archivage électronique (SAE) et la gestion électronique des documents (GED).
Le SAE : conserver numériquement ses archives
Le système d’archivage électronique est une solution qui permet aux entreprises de ne plus s’encombrer d’archives au format papier. Pour bénéficier de tous ses avantages, choisissez le SAE convenable.
Comment choisir un SAE fiable ?
Pour commencer la dématérialisation avec un système d’archivage électronique (SAE), vous devez tenir compte de quelques critères importants. Dans un premier temps, assurez-vous que la solution est conforme aux normes en vigueur. Pour un projet exclusivement français, seule la norme AFNOR NF Z 42-013 fait foi. Son équivalent ISO 14641-1 est la norme qui prévaut dans le cadre d’un projet international.
Ensuite, prenez connaissance de tous les engagements du prestataire. S’engage-t-il uniquement sur une maintenance corrective ou évolutive du SAE ? S’engage-t-il sur l’intégrité ou la non-perte des documents archivés ? La réponse à ces différentes questions vous permet de choisir avec assurance le SAE.
Quels sont les avantages d’un SAE ?
Le principal avantage relatif à l’usage d’un système d’archivage électronique est le gain de place. En effet, les archives ne sont plus stockées dans les locaux de votre entreprise ou dans un centre d’archivage. Elles sont conservées sur des serveurs capables de supporter tous les formats (e-mails, fichiers audio ou vidéo, factures…) avec un temps de traitement relativement court.
L’archivage électronique permet également de gagner beaucoup de temps et de simplifier les process. Grâce à l’optimisation des délais d’accès, les salariés de votre entreprise peuvent consulter ou partager des documents. Enfin, mettre en place un système d’archivage électronique réduit considérablement les coûts relatifs à l’usage du papier. Enfin, le SAE permet de réduire les erreurs d’archivage.
La GED : dématérialiser efficacement une entreprise
La GED favorise l’indexation, la recherche, la numérisation et la diffusion d’un document. Sur le marché, il existe plusieurs types de logiciels GED. À ce titre, tenez compte de certains critères pour choisir celui qui convient à votre entreprise.
Comment choisir une GED fiable ?
Pour bien choisir votre logiciel de gestion électronique des documents, recensez tous les process à transformer numériquement au sein de votre entreprise. Ensuite, choisissez un éditeur fiable garantissant le bon déroulement du déploiement du logiciel GED. Sa proximité et sa réactivité permettent d’adopter facilement cet outil numérique pour l’entreprise.
Par ailleurs, optez pour un logiciel GED évolutif et flexible. En effet, l’outil doit disposer de mises à jour régulières afin de vous garantir une utilisation pérenne. Enfin, choisissez une GED qui offre un meilleur niveau de sécurité.
Pourquoi opter pour un logiciel de dématérialisation GED ?
La gestion électronique des documents permet aux salariés de travailler plus rapidement. En effet, avec cet outil, ils ne perdent plus leur temps à rechercher de façon manuelle des documents. La réalité est que certains salariés peinent à réaliser leurs tâches journalières à cause des processus papier inefficaces.
C’est donc pour cela que l’usage d’un logiciel GED vous permet de réaliser des économies considérables. En outre, les entreprises ne dépensent plus leurs revenus dans l’impression des documents. Enfin, avec un logiciel de gestion documentaire, protégez tous vos documents du vol de données ou du piratage. Vous pouvez aussi empêcher les personnes non autorisées de consulter vos documents.